みなさまがご存じのように、平成 17年4月1日から個人情報保護法が施行されました。これにより非営利組織ではありますが、薬学部同窓会も5,000人以上の個人情報を個人情報データベースとして保有することから個人情報取扱事業者に該当することになります。
したがいまして、以後は以下の各項にしたがって皆様の個人情報を取り扱っていきます。

                   平成 17年5月25日

〔薬学部同窓会の義務〕

東京理科大学薬学部同窓会 (以下、同窓会という)は、個人情報保護法の規定により、個人情報の取り扱いについて、次のような義務を負っています。

 

1) 個人情報の利用目的を明確にして、公表しなければならない。

2) 本人の同意なしに、利用目的以外の目的で個人情報を取り扱ってはならない。

3) 不正な手段で個人情報を取り扱ってはならない。

4) 利用目的を達成するために個人情報を常に正確且つ最新の内容を保つよう努めなければならない。

 

〔個人情報の利用目的〕

 同窓会は、会員個人を識別するための基本情報として、会員の氏名・住所・電話番号・メールアドレスなどの個人情報および同窓会における活動状況などの情報を以下の目的で利用いたします。

 

1) 同窓会が主催する総会、懇親会、各種交流会の開催や会費の納入依頼、会員の個人情報の収集など、同窓会活動に関する各種の案内、依頼の発送

2) 同窓会活動に関係する会員へのアンケート調査

3) 会員相互の交流を促すための名簿作成とその会員への配布

4) 会員が主催する同期会、研究室の同窓会など会員を対象とする集会、交流会の案内送付

5) 東京理科大学(大学および法人)、理窓会、および同薬学部による会員の卒業生たる資格、権利を維持、保護する目的での利用

6) 東京理科大学(大学および法人)、理窓会、および同薬学部が主催する行事の案内および依頼

 

〔個人情報の収集〕

同窓会は法令に基づき、適正かつ公正な手段で会員の個人情報を収集いたします。

 

1) 同窓会から在学生および会員に個人情報の提供を依頼した時

2) 在学生および会員一部の個人情報を保有する薬学部内の組織、例えば研究室などに、その組織に関係する会員の個人情報の提供を依頼した時

3) 会員が主催する同期会、交流会などの主催者もしくはその協力者に、その会に関係する会員の個人情報の提供を依頼した時

4) 会員からの問い合わせに同窓会が対応する時

5) 会員が同窓会からのアンケートに協力した時

 

〔個人情報の提供〕

同窓会が会員から収集した個人情報は、下記のいずれかに該当する場合を除き、第三者に提供、開示などをすることはありません。

 

1) 法令などに基づく場合

2) 会員および第三者の生命、身体、財産など公共の利益または会員の利益のため必要であると判断した場合

3) 国の機関、地方自治体、およびその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合

4) 東京理科大学(大学および法人)、理窓会、および薬学部に対し、会員に明示した利用目的の達成に必要な範囲で提供する場合
(この場合に提供する個人データは「氏名」、「住所」、「電話番号」とする)

5) 例えば研究室など薬学部内組織の担当者、同窓会会員が、研究室の同窓会、同期会、交流会などの開催を計画するとき、それらの会の開催担当者に対し、会員に明示した利用目的の達成に必要な範囲で提供する場合
(この場合に提供する個人データは「氏名」、「住所」、「電話番号」とする)

6) 会員の事前の承認、同意を得た場合

7) 同窓会が活動を停止し、新たに同じ目的で作成された組織が個人情報を引き継ぐ場合

 

〔個人情報の外部委託〕

同窓会が会員から収集した個人情報は、個人情報に関する「機密保持契約」している業務委託会社などに委託することがあります。会員に明示した利用目的の達成に必要な範囲で個人情報の取り扱いを委託する場合を除き委託をすることはありません。

 

〔個人情報の開示・訂正・削除〕

1. 同窓会は会員本人、または本人が認めた代理人の申し出により、保有している会員の個人情報を通知いたします。
ただし、下記のいずれかに該当する場合は、会員に個人情報を通知することはできません。

 

1)会員および第三者の権利利益を害するおそれがある時

2)同窓会の業務運営に著しい支障をきたすおそれのある時

3)他の法令に違反するおそれがある時、など。

 

2. 同窓会は、会員に通知した個人情報に誤りがあった場合は、速やかに訂正、削除をおこないます。
 ただし、同窓会の運営上最低限必要な個人情報として、「氏名」、「旧姓」、「卒業年度(卒業年月日)」、「性別」、「卒業学科」、「卒研時所属研究室」は削除できません。

 

3. 会員からの個人情報通知依頼にあたり、会員本人を証明するために、会員のみが知る同窓会、東京理科大学薬学部に関わる事項を質問する、公的な身分証明書 (運転免許証、保険証、パスポート、住民票など)の写しを請求するなどの方法を必要とします。

 

〔個人情報の利用・提供中止〕

会員から自身の個人情報の利用または提供中止の請求があった場合は、請求者が本人である事を確認した上で、同窓会での利用、第三者への提供を速やかに中止します。ただし、同窓会の運営上最低限必要な個人情報は削除できません。


〔問い合わせ先〕

問い合わせ先は同窓会事務局と致します。ただし、 常時事務担当者は在席していませんので、ご連絡に際しては、 E-mailもしくはFAXをご利用下さい。また、ご連絡への対応も若干時間を要する場合があることをご理解下さい。